Privacy statement fakturakund

Behandling av personuppgifter -  fakturakund

Vem är personuppgiftsansvarig?

Clas Ohlson AB, org.nr 556035-8672, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter när du väljer att ansöka om att bli fakturakund hos Clas Ohlson samt, om ansökan beviljas, vid relaterade fakturaköp och kontakter med kundtjänst. För dig som är medlem i Clas Ohlson Företagskund finner du mer information om behandlingen av dina personuppgifter inom ramen för ditt medlemskap här: https://www.clasohlson.com/se/privacy-statement-clas-office.

Vilka uppgifter samlar vi in och behandlar?

Vi behandlar de personuppgifter som du måste lämna till oss i egenskap av firmatecknare för att företaget ska kunna bli fakturakund, d.v.s. namn, e-postadress och personnummer. Vi behöver ditt personnummer för att kunna säkerställa din identitet som firmatecknare för företaget och till säkerställande att ingen obehörig ansöker om att bli fakturakund.  I de fall ditt organisationsnummer är ditt personnummer, d.v.s. om du driver enskild firma, behandlar vi även din adress, fakturakundnummer och finansiell information (som består av en sedvanlig kreditupplysning till bedömande av företagets kreditvärdighet). Kreditbedömningen och beslutet av nämnda bedömning sker automatiskt och inbegriper profilering och kommer att avgöra om företaget beviljas en kredit eller inte. Om du anger andra företagsrepresentanter som ska kunna handla mot faktura å företagets vägnar när du ansluter företaget att bli fakturakund, behandlar vi även namn, e-postadress, telefonnummer och personnummer för dessa representanter, och du ansvarar för att företagsrepresentanten tar del av dessa villkor och informationen om hur vi behandlar personuppgifter. Vi behandlar företagsrepresentanters personnummer för att kunna identifiera dig som behörig att handla för företagets räkning och registrera att du har handlat för företaget avseende visst köp.   

Vad är ändamålen med personuppgiftsbehandlingen?

Vi kommer att behandla dina personuppgifter som representant för företaget för följande ändamål:

1. 1. För att behandla din ansökan om att bli fakturakund (inkl. för att säkerställa att du i egenskap av firmatecknare är behörig att ingå avtal å företagets vägnar)
2. 2. För att kunna göra en kreditprövning
3. 3. Om kreditansökan godkänns av Clas Ohlson, för att kunna identifiera dig vid köp
4. 4. Om kreditansökan godkänns av Clas Ohlson, för att administrera betalning genom faktura, leverans av ditt köp och skicka orderstatus till dig (inkl. kontakta dig om uppgifter saknas för genomförande av köp)
5. 5. Om kreditansökan godkänns av Clas Ohlson, för övrig kommunikation med dig som kund där vi besvarar förfrågningar som kommer in till vår kundtjänst eller i andra digitala kanaler (inklusive sociala medier)
6. 6. Om kreditansökan godkänns av Clas Ohlson, för att efter genomfört köp kunna skicka mail/meddelande för begäran om återkoppling av köpt produkt och kundupplevelse

Vad är den rättsliga grunden för personuppgiftsbehandlingen?

Representanter för företag

Den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter som representant för företaget är att behandlingen är nödvändig för de ändamål som rör våra berättigade intressen. Detta innebär att vi anser att våra intressen att behandla kontaktuppgifter till representant hos våra fakturakunder för de ändamål som listas ovan överväger det integritetsintrång som du som företagsrepresentant utsätts för med anledning av behandlingen. Denna bedömning görs särskilt med anledning av (i) att vi inte kan fullgöra våra skyldigheter enligt betalningsvillkoren för Clas Ohlson företagskredit om inga kontaktuppgifter till en representant lämnas, och (ii) att så få personuppgifter som möjligt om kontaktpersonen behandlas och endast för att fullgöra avtalet mellan Clas Ohlson och företagskunden.

Enskilda firmor

För dig som driver enskild firma är den rättsliga grunden för behandlingen av dina personuppgifter vad gäller punkterna 1-4 under ändamålen med personuppgiftsbehandlingen ovan att vi ska kunna fullgöra det avtal som din enskilda firma ingår med Clas Ohlson, d.v.s. erbjuda din enskilda firma de fördelar som framgår av betalningsvillkoren för Clas Ohlson företagskredit. Vad gäller punkterna 5-6 under ändamålen med personuppgiftsbehandlingen ovan är den rättsliga grunden för behandlingen att behandlingen är nödvändig för ändamål som rör våra berättigade intressen. Detta innebär att vi anser att våra intressen att behandla dina personuppgifter för dessa ändamål som listas ovan överväger det integritetsintrång som du utsätts för med anledning av behandlingen. Denna bedömning har gjorts särskilt med beaktande av att vi anser att behandlingen kommer vara fördelaktig för dig.
Anledningen till att den rättsliga grunden skiljer sig åt mellan enskilda firmor och andra företagskunder är att en fysisk person är avtalspart avseende enskilda firmor medan en juridisk person är avtalspart avseende övriga företagsformer (där företagsrepresentanten endast representerar den juridiska personen).

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Som fakturakund sparar vi relevanta uppgifter relaterade till ditt fakturakonto så länge du har ett fakturakonto hos oss. Du kan när som helst säga upp fakturakontot genom att kontakta Clas Ohlsons kundservice (se kontaktuppgifter nedan). Om du säger upp ditt fakturakonto kommer vi att radera dina uppgifter senast 30 dagar efter att vi har mottagit meddelande om uppsägning, om inte lagkrav (t.ex. bokföringslagen avseende köpbevis/faktura) kräver att dina uppgifter sparas längre. Om du inte har registrerat några köp under 24 månader kommer vi att radera ditt fakturakonto och ta bort alla personuppgifter som är lagligt möjligt.
För dig som är medlem i Clas Ohlson Företagskund finner du mer information om behandlingen av dina personuppgifter inom ramen för ditt medlemskap här: https://www.clasohlson.com/se/privacy-statement-clas-office.

Delar vi dina personuppgifter med andra parter?

Vi delar dina personuppgifter med:

1. 1. Myndigheter, exempelvis Polisen vid utredning av brott (om det är ett lagkrav).
2. 2. E-signeringsverktyg (om din ansökan undertecknas digitalt).
3. 3. Transportföretag som vi har anlitat för att leverera din köpa vara.
4. 4. Extern reparatör/verkstad vid eventuell reparation eller åtgärd av en reklamerad produkt. Vilken extern verkstad som ska utföra reparationen eller åtgärden varierar beroende på geografiskt läge och typ av åtgärd.
5. 5. Inkassobolag (om du inte betalar faktura i tid).
6. 6. Efter att du har genomfört ett köp kan vi komma att dela dina personuppgifter med vår samarbetspartner för att utföra begäran om återkoppling av köpt produkt (recension).
7. 7. IT-konsulter som vi från tid till annan anlitar för service och utveckling av våra system.

I de fall vi överför dina uppgifter till ett annat företag som behandlar dina personuppgifter på vårt uppdrag i egenskap av ett personuppgiftsbiträde har vi biträdesavtal på plats med strikta instruktioner om behandlingen av personuppgifter, konfidentialitet och säkerhet.
Vissa av våra samarbetspartners är baserade utanför EU som enligt EU-kommissionen inte har en lagstadgad adekvat skyddsnivå för personuppgifter. I dessa fall görs alltid föregående en särskild undersökning för att säkerställa att de rättsliga förutsättningarna är uppfyllda och att tekniska och organisatoriska åtgärder vidtagits för att säkerställa att personuppgifterna hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES, exempelvis genom ingående av EU-kommissionens standardavtalsklausuler med sådana IT-konsulter. Standardavtalsklausulerna finns tillgängliga via följande länk: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en

Vad har du för rättigheter?

Du har rätt att begära en kopia av samtliga personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att få ut dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format i syfte att överföra dina uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig (s.k. dataportabilitet). Du har även rätt att begära rättelse eller radering av personuppgifter samt begära begränsning av den personuppgiftsbehandling som rör dig.
Du har även rätt att invända mot att vi behandlar personuppgifter om dig med stöd av våra berättigade intressen. Vi kommer i sådana fall att upphöra med behandlingen om vi inte kan visa ett avgörande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi enbart behandla personuppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.
Om du tycker att vi har behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (eller annan behörig tillsynsmyndighet).
Vid ett automatiserat beslut inbegripet profilering har du har rätt att få beslutet granskat av en handläggare, rätt att framföra dina synpunkter och rätt att bestrida beslutet.
 

Kontakt

Har du frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva dina rättigheter kan du kontakta vår kundtjänst via brev till Kundservice: Clas Ohlson AB - 793 85 Insjön, E-post: foretagskund@clasohlson.se, chatt: https://www.clasohlson.com/se, telefon: 0247-444 03. Du har även möjlighet att kontakta vårt dataskyddsombud direkt genom att maila privacy@clasohlson.se.

Tillbaka upp